Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website und innerhalb der VERWEXA-Anwendung ist:

2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

VERWEXA verarbeitet personenbezogene Daten nur, soweit dies für den Betrieb der Website, die Bereitstellung der Anwendung, die Durchführung von Demo-Zugängen, die Kommunikation mit Interessenten und Nutzern sowie die Sicherheit und Funktionsfähigkeit der Systeme erforderlich ist.

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit sie zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Erfüllung eines Vertrags erforderlich ist, sowie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit ein berechtigtes Interesse am sicheren, zuverlässigen und wirtschaftlichen Betrieb der Website und Anwendung besteht.

Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

3. Hosting

Die Website und die VERWEXA-Anwendung werden auf Serverinfrastruktur von Hetzner betrieben.

Im Rahmen des Hostings können insbesondere technische Verbindungsdaten, IP-Adressen, Server- und Sicherheitsinformationen sowie die innerhalb der Anwendung gespeicherten Daten verarbeitet werden.

Die Verarbeitung erfolgt zur sicheren und zuverlässigen Bereitstellung der Website und Anwendung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Soweit Hetzner personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, erfolgt die Verarbeitung im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

4. Server- und Verbindungsdaten

Beim Zugriff auf die Website oder Anwendung werden technisch erforderliche Verbindungsdaten verarbeitet, soweit dies für die Herstellung der Verbindung, die Auslieferung der Inhalte sowie die Sicherheit und Stabilität des Systems erforderlich ist.

Hierzu können insbesondere gehören:

• IP-Adresse
• Zeitpunkt des Zugriffs
• angeforderte Ressource
• technische Verbindungsinformationen
• sicherheitsrelevante Ereignisse

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht im sicheren und störungsfreien Betrieb unserer technischen Infrastruktur.

Die Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen technischen oder sicherheitsbezogenen Zweck erforderlich ist, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

5. Cookies und lokale Speicherung

VERWEXA verwendet technisch notwendige Cookies und lokale Speichermechanismen.

Hierzu gehören insbesondere:

hausverwaltung_session — Dient der Authentifizierung angemeldeter Nutzer. Das Cookie ist HttpOnly und wird in den produktiven Umgebungen mit den vorgesehenen Sicherheitseinstellungen verwendet.

verwexa_guest_session — Dient der technischen Verwaltung von Gast- bzw. nicht vollständig authentifizierten Sitzungen.

preferred_language — Speichert die vom Nutzer gewählte Sprache. Die Spracheinstellung kann zusätzlich lokal im Browser gespeichert werden.

Diese Technologien sind für die Bereitstellung der ausdrücklich gewünschten Funktionen der Website bzw. Anwendung erforderlich.

VERWEXA verwendet derzeit keine Cookies zu Werbe- oder Marketingzwecken.

6. Benutzerkonten und Authentifizierung

Bei der Nutzung eines Benutzerkontos können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Organisationszugehörigkeit
• Benutzerrolle und Berechtigungen
• Anmeldezeitpunkte
• Sitzungsinformationen
• sicherheitsrelevante Authentifizierungsereignisse

Passwörter werden nicht im Klartext gespeichert.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung und Absicherung des Benutzerkontos und der VERWEXA-Anwendung.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

7. Daten innerhalb der VERWEXA-Anwendung

Abhängig von der Nutzung können innerhalb von VERWEXA insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden:

• Benutzer- und Kontaktdaten
• Organisations- und Objektdaten
• Miet- und Nutzungsinformationen
• Tickets und Vorgänge
• Nachrichten und Kommunikation
• Termine
• Angebote und Aufträge
• Dokumente und Anhänge
• Rechnungs- und Finanzinformationen
• technische Status- und Auditinformationen

Welche Daten tatsächlich verarbeitet werden, hängt von der jeweiligen Nutzung der Anwendung ab.

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zur Durchführung der vom Nutzer oder der jeweiligen Organisation verwendeten Verwaltungs- und Kommunikationsprozesse.

8. Kontaktaufnahme

Bei einer Kontaktaufnahme mit VERWEXA, beispielsweise über ein Kontaktformular oder per E-Mail, verarbeiten wir die übermittelten Angaben zur Bearbeitung der Anfrage.

Dies können insbesondere sein:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Unternehmen
• Inhalt der Nachricht

Die Verarbeitung erfolgt abhängig vom Inhalt der Anfrage auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

9. E-Mail-Kommunikation

Für die E-Mail-Kommunikation nutzt VERWEXA eine bei Hostinger bereitgestellte E-Mail-Infrastruktur (Titan Mail).

Bei der Übermittlung und Verarbeitung von E-Mails können insbesondere Absender- und Empfängeradresse, technische Zustellinformationen sowie die Inhalte der Kommunikation verarbeitet werden.

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung der jeweiligen Kommunikation auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

10. VERWEXA Demo

VERWEXA stellt eine Demo-Umgebung unter demo.verwexa.de zur Verfügung.

Die Demo verwendet grundsätzlich einen synthetischen Ausgangsdatenbestand. Nutzer können während einer Demo-Sitzung eigene Daten, Vorgänge oder Dateien innerhalb der Demo-Umgebung erzeugen.

Die operative Demo-Umgebung wird regelmäßig auf einen definierten Ausgangszustand zurückgesetzt. Dabei werden während der Nutzung erzeugte operative Daten, Sitzungen und hochgeladene Dateien aus der laufenden Demo-Umgebung entfernt und der synthetische Ausgangsdatenbestand wiederhergestellt.

Zur technischen Absicherung eines fehlgeschlagenen Reset-Vorgangs kann vorübergehend eine Wiederherstellungskopie erstellt werden. Nach einem erfolgreichen Reset wird diese gelöscht. Bei einem fehlgeschlagenen Reset wird eine solche Wiederherstellungskopie nur vorübergehend und grundsätzlich höchstens 48 Stunden vorgehalten.

Unabhängig davon können technisch bedingte Sicherungskopien der Serverinfrastruktur eigenen Lösch- und Aufbewahrungszyklen unterliegen.

11. Auswertung der Demo-Nutzung

Um feststellen zu können, ob und in welchem Umfang die bereitgestellte Demo tatsächlich genutzt wird, verarbeitet VERWEXA bei einer erfolgreichen Anmeldung am gemeinsamen Demo-Zugang bestimmte technische Nutzungsinformationen.

Hierzu gehören insbesondere:

• Zeitpunkt der erfolgreichen Anmeldung
• interne Sitzungskennung
• Zeitpunkt der letzten authentifizierten Aktivität
• IP-Adresse zum Zeitpunkt der erfolgreichen Anmeldung
• aus der IP-Adresse lokal abgeleitete ungefähre geografische Angabe auf Stadt- und Länderebene

Die geografische Zuordnung erfolgt lokal innerhalb der VERWEXA-Infrastruktur anhand einer lokalen GeoIP-Datenbank. Die IP-Adresse wird zu diesem Zweck nicht an einen externen GeoIP-Dienst übertragen.

Aus Beginn und letzter festgestellter authentifizierter Aktivität kann ein ungefähres Aktivitätsfenster ermittelt werden. Dieses stellt keine exakte Messung der tatsächlichen Aufenthaltsdauer auf der Website dar.

Die Auswertung dient ausschließlich dazu, die tatsächliche Nutzung des bereitgestellten Demo-Zugangs in aggregierter bzw. sitzungsbezogener Form nachvollziehen zu können.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, die Nutzung der von uns bereitgestellten Demo-Umgebung zu beurteilen und deren Betrieb und Bereitstellung zu optimieren.

Die IP-Adresse sowie die detaillierten Sitzungsdaten verbleiben grundsätzlich nur bis zum nächsten regulären Reset in der laufenden Demo-Umgebung.

Im täglichen internen Bericht werden keine vollständigen IP-Adressen gespeichert. Der Bericht kann insbesondere Anmeldezeitpunkte, das beobachtete Aktivitätsfenster sowie die ungefähr ermittelte Stadt und das Land enthalten.

12. Keine Webanalyse- oder Werbetracker

VERWEXA verwendet derzeit keine Dienste wie Google Analytics oder Plausible Analytics zur Analyse des Nutzerverhaltens.

Es findet derzeit kein seitenübergreifendes Marketing-Tracking, Werbe-Tracking oder Fingerprinting durch VERWEXA statt.

13. Empfänger von Daten

Personenbezogene Daten können im erforderlichen Umfang insbesondere durch folgende Kategorien von Empfängern verarbeitet werden:

• Hosting- und Infrastruktur-Dienstleister
• E-Mail- und Kommunikationsdienstleister
• technisch erforderliche Auftragsverarbeiter
• innerhalb der Anwendung berechtigte Organisationen und Nutzer

Eine Weitergabe erfolgt nur, soweit dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder eine gesetzliche Grundlage besteht.

14. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Die konkrete Speicherdauer richtet sich insbesondere nach:

• Zweck der Verarbeitung
• Dauer einer Vertrags- oder Nutzungsbeziehung
• gesetzlichen Aufbewahrungspflichten
• technischen Sicherheitsanforderungen
• erforderlichen Sicherungs- und Wiederherstellungszyklen

Für die Demo-Umgebung gelten ergänzend die unter „VERWEXA Demo“ und „Auswertung der Demo-Nutzung“ beschriebenen Reset- und Löschmechanismen.

15. Rechte der betroffenen Personen

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf:

• Auskunft über die verarbeiteten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung personenbezogener Daten (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen (Art. 21 DSGVO)

Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, kann diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine Nachricht an:

dmitry@verwexa.de

16. Widerspruchsrecht

Soweit personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, besteht nach Maßgabe von Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation der betroffenen Person ergeben, Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen.

17. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.

Insbesondere kann die für den Sitz des Verantwortlichen zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde kontaktiert werden.

18. Datensicherheit

VERWEXA trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten gegen Verlust, Manipulation, unberechtigten Zugriff und sonstige Risiken.

Die Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technischen Entwicklung und den Anforderungen der Anwendung angepasst.

19. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn sich technische Funktionen, eingesetzte Dienstleister oder rechtliche Anforderungen ändern.

Es gilt die jeweils auf dieser Website veröffentlichte Fassung.